仕事上コミュニケーションを取るために「質問力」を身に着けろ
誰かに質問をする際に、
- 何を質問したらいいか分からないんだよな…
- どう質問したらいいか分からないんだよな…
- いつもコミュニケーションがうまくとれないんだよな…
と思ったことがある方。多いのではないでしょうか。
でも、ご安心ください！
たった1分だけこの記事を読み、この通りに実践をするだけで、「質問力とコミュニケーション力」は格段に上がります。
誰だって初めから良い質問を出来るわけじゃないんです。
わたしも実はその内の一人でした。
私は従業員数が5桁の企業に勤めているのですが、質問する周りの人は、とにかく若く優秀で、変な質問は相手にしてもらえませんでした。
しかし、現在では「いい質問が出来る」ことにより、そもそも「質問の回数も減り」ました！
では、以下で詳しく説明をしていきます。
仕事上コミュニケーションを取る際に心がけた方が良いとこと
１．複数の事柄を話題に出す場合、その数を事前に出すと良い。
これは、本の目次の様な効果があり、心構えをさせるこうかがあります。
目次を提示することで、何個の話題があるのかを、前もって相手に共有することが出来ます。
例「共有が2つ、相談したい点が1つあります。」
２．相手の状況は確認すること
「お時間よろしいでしょうか？」の前置きは最低限のマナーです。
相手の集中力を途切らせ、かつ時間を割いていただくことに配慮しましょう。
とはいえ、質問しないと自分の作業も進まないという時は、しっかりと状況を伝え、協力してもらいましょう！
３．空手では行かない
事前に話をする内容の整理をしておきましょう。
また、そのタイミングで教えてもらったことを聞き洩らさない様に、紙とペンは持参しましょう。
もし、寛容な方であれば、スマホのメモ機能でもいいかもしれません。
４．まず結論から入るようにする
実際はケースバイケースだが、結論から入りましょう。
そして、以下の捕捉を付け足しましょう。
- 『話を持ちかけた理由や背景』 (自分の置かれた状況の共有)
- 『自分で考えたこと』 (自分の考えの共有)
- 『調査した内容、試した内容』 (自分で調べた事実の共有)
上記の観点で必要な情報を伝えると、とても分かりやすいですね。
シンプルに言うと、
- 結論
- 話を持ちかけるまでに自分の取ったアクションの共有
と言う流れで質問を行うと良いです。
５．相手にどういったアクションをして欲しいのかを必ず明確に
①自分がやろうとしている、考えていることに問題がないのか確認したい
【相手にしてほしいこと】
進め方に誤りや認識違いがあるようなら指摘してもらう
【そのためにやること】
そのためには情報提供が必要。
自分が考えたこと、調べたことなどを伝えて相手と認識の共有が必須。
不安に思う点があるならば、そのタイミングで伝えておきます。
②分からないことがあるので教えて欲しい
【相手にしてほしいこと】
自分に足らない知識を求める
【そのためにやること】
目標に対して、どこまで整理できていて、どこまでわかっているのかの情報の提供が必要。
自分が考えたこと、調べたことなどを整理し、相手と認識の共有をする必要があります。
６．事実と推測を明確に区別すること
どこまでが事実で、どこからが考えたことなのかを明確に整理し、相手に伝える事です。
基本的に相談する上では、事実ベースでの話を行いましょう。
７．期限を明確にすること
いつまでに何をするのか、してもらうのかを常に意識しましょう。
仕事は納期が絶対です。
信頼は納期を守れるか？守れないか？で決まると言っても過言ではありません。
８．ボールがどちら側にあるのかを明確にする
相手のリアクション待ちなのか、こちらで何かアクションをするのかをはっきりさせておきましょう。
問題解決をする場合はどちらが主導権(ボール)を持っているのかを明確にするのが大切です。
そうすれば、最悪相手が納期に急に休んだとしても、自分が巻き取りやむなきを得ることが出来るからです。
９．やり取りが終わったらToDoの整理込みで認識のすりあわせをしておく
どういった結論になったのかを、必ずテキストなどで共有してください。
その上でどういったアクションを取るのかまで、明確にしましょう。
例：日までに調査をしてメールをするということで良かったでしょうか？
１０．相手の立場に立って考える
人間として当たり前のことをしましょう。
もうこれだけ守るだけで、いいコミュニケーションを取れるようになります！
皆さんも実践して、是非感想をいただけますと幸いです٩( ''ω'' )و
